Datenschutz beim Mailverkehr mit Dr. Kroiss

Erklärung zur Informationspflicht

Sender legitimer Nachrichten an Sie (und Empfänger Ihrer Nachrichten) unter der eMailadresse "kroiss@dr-kroiss.at" ist:

Dr. Thomas Kroiss,
Allgemeinarzt und Autor
Speisingerstraße 187
A-1230 Wien
Tel. & Fax (+43)(01) 982 5767

Die Pronomen "wir" und "uns" im folgenden Text beziehen sich auf Dr. Kroiss, sowie ggf. seine zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiter und Partner.

Dr. Kroiss nimmt auch die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten wahr.

Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen des eMailverkehrs mit uns.

Kontakt mit uns

Wenn Sie per Formular auf einer Website Kontakt mit uns aufnehmen, wird Ihnen automatisch ein "Belegexemplar" mit dem von Ihnen gesendeten Inhalt von unserem System zugestellt. Dies darf nicht als "unerlaubte Zusendung" aufgefasst werden, sondern ist vielmehr eine Bestätigung, dass Ihre Nachricht bei uns eingegangen ist. Gleichzeitig wird Ihre Nachricht mit den darin enthaltenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage an mich unverschlüsselt zugestellt.

Jede Anfrage wird für den Fall von Anschlussfragen bis zum Ende des laufenden Jahres in meinem System gespeichert und nach Jahreswechsel für 3 Jahre archiviert.

Ihre Nachrichten und die darin enthaltenen Daten geben wir ohne Ihre Einwilligung nie weiter.

Alle unsere Antworten (Nachrichten) an Sie werden in gleicher Weise bis Jahresende gespeichert und im Anschluss für weitere drei Jahre archiviert.

Das gleiche für jede eMail-Nachricht, die Sie von sich aus an die oben angeführte Mailadresse richten.

Datenerfassung

Mit jeder eMail-Nachricht, die jemand als ihr Urheber an uns richtet, erhalten wir von uns nicht erbetene personenbezogene Daten. Dies sind zumindest Name, eMail- und IP-Adresse. Wir verstehen solche Nachrichten grundsätzlich als Einverständnis, eine Antwort an den Absender zu richten, jedoch nicht als Aufforderung dazu.

Für unsere Datenverarbeitung relevante, personenbezogene Daten erfassen wir ausschließlich in bereitgestellten Formularen und übermitteln diese als normale Nachricht unverschlüsselt an unseren Server.

Ein bestimmtes Formular für Anfragen zur "Erstabschätzung" fragt umfassender sachdienliche Informationen ab, die auch unter Umständen als "sensible Daten" eingestuft werden können.

Solche Daten geben Sie uns in Ihrer eigenen Entscheidung und Verantwortung an, sie verlassen jedoch Ihren Computer nicht, wenn Sie nicht ausdrücklich erklären, dass Sie diese Daten über das Internet an mich unverschlüsselt senden wollen.

Für diese Erklärung ist ein eigenes Eingabefeld zu Ihrer Markierung vorgesehen. Nur bei markierter Einwilligung werden diese Daten an mich übertragen.

Ihre Einwilligung zur Übermittlung schließt Ihr Einverständnis ein, dass ich auf diese Anfrage per eMail antworten und sie darin zitieren werde. Die von Ihnen genannten "weiteren Information" werden in keinem anderen Schriftverkehr mit Ihnen (oder Dritten) benutzt oder jemals offenbart.

Unter Umständen erhalten Sie auf an mich gerichtete eMails eine automatisierte Antwort mit der Information, dass ich für einen bestimmten darin genannten Zeitraum wegen Abwesenheit Ihre Nachricht nicht umgehend beantworten kann. Dies darf nicht als "unerlaubte Zusendung" aufgefasst werden, sondern ist vielmehr eine relevante Information, dass Ihre Nachricht bei uns eingegangen ist, aber nicht umgehend beantwortet werden kann. Auf solche Nachrichten können Sie niemals antworten, ihre Absenderadresse ist einer Maschine zugeordnet.

Sämtliche an mich gerichtete relevante Nachrichten werden von mir in einer Form beantwortet, die meine Antwort vor dem Zitat Ihrer zuvor eingegangen eMail nennt. Sie haben somit mit jeder Antwort einen Beleg dafür, auf welcher Anfrage ich antworte.

Wir erfassen ansonsten keine Daten, außer solchen, die zwangsläufig im Betrieb eines Servers anfallen. Diese sind im Folgenden aufgeführt.

Erfassen von IP-Adressen (auf Basis der Rechtsgrundlage "berechtigtes Interesse")

Bei allen Mailnachrichten an uns wird die IP-Adresse des Absenders erfasst und von unserem Server und als Teil der Nachricht gespeichert und ggf. archiviert.

Zudem werden die Kopfdaten der Nachrichten und die IP-Adresse im Serverlog erfasst und gespeichert. Serverlogs dienen der Administration des Servers und des Mailsystems, sie werden nach 90 Tagen gelöscht. Serverlogs werden generell nie an Dritte weitergegeben, es sei denn wir sind juristisch dazu verpflichtet oder erstatten Anzeige wegen krimineller Handlungen.

Zur Administration gehört auch die Identifizierung von Nutzern, die illegale Eingriffe in unser Mailsystem vornehmen oder versuchen.

Serverstandort

Unsere Server stehen in einem Datencenter in den USA und unterliegen dem "Privacy Shield"-Abkommen. Das Personal des Datencenters hat generell keinen Zugriff auf Ihre Daten, könnte aber bei technischen Wartungsarbeiten situationsbedingt Kenntnis davon erhalten. Das Personal ist zur datenschutzgerechten Erledigung seiner Aufgaben vertraglich verpflichtet.

Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In österreich ist dies die Datenschutzbehörde.